Общая информация:

Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС объединения архивов) представляет собой комплекс, состоящий из восьми подсистем, с возможностью их функционирования в том числе как отдельно взятых независимых подсистем, предназначенных для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата и создания электронного архива. ИАИС объединения архивов обеспечивает работу как с документами на бумажной основе, так и на специальных носителях –  кино, фото, фоно, видео документами.

Выполняемые задачи:

У каждой подсистемы, входящей в состав ИАИС есть свои задачи.

Подсистема «Учет архивного фонда» обеспечивает автоматизацию работы архивов, хранящих документацию (управленческую, научно-техническую, а также документы по личному составу и фонды личного происхождения) на бумажной основе;

Подсистема «Комплектование архивного фонда» обеспечивает автоматизацию процессов, связанных с комплектованием документов государственных архивов, контролем за сроками исполнения, подготовки и передачи документов организациями-источниками комплектования и ликвидированными организациями, автоматизирует работы по ведению протоколов Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК);

Подсистема «Научно-справочный аппарат» автоматизирует процесс ведения базы данных (БД) каталогов, описей, указателей и карточек;

Подсистема «Межархивный поиск» обеспечивает поиск фондов и описей в рамках выбранного архива или по всем архивам, входящим в архивное управление;

Подсистема «Учет архивного фонда и Научно-справочный аппарат для документов на специальных носителях» автоматизирует функции, выполняемые сотрудниками архива, связанные со сбором, хранением и использованием  кино, фото, фоно, видео документов;

Подсистема «Читальный зал» обеспечивает автоматизацию функций, связанных с деятельностью сотрудников читального зала по регистрации/перерегистрации пользователей, приему и исполнению требований на выдачу архивных материалов, формированию статистических сведений о работе читального зала;

Подсистема «Учет приема и исполнения запросов» обеспечивает регистрацию, планирование и контроль исполнения запросов пользователей;

Подсистема «Администратор базы данных» осуществляет выполнение работ по сохранению и восстановлению БД, распределению между пользователями прав доступа к объектам базы данных.

Функции:

• информационное взаимодействие между удаленными архивами;
  
• быстрый поиск информации по любым аспектам данных и их совокупности;
  
• комплекс разработан с учетом основных нормативных документов, регламентирующих работу государственных архивов;
  

Конкурентные преимущества 

• инновационная технология ведения актов, учета поступления документов с контролем данных по количественным характеристикам, позволяющая автоматически создавать пакет отчетных документов;
  
• автоматическое формирование и хранение паспортов архивов  и сводного паспорта архивного управления за любой период времени, а также получать их не только на 1 января каждого года, но и на любую дату;
  
• предоставление возможности сквозного поиска по всем архивам, входящим в состав архивного управления, с целью определения факта наличия документов по той или иной организации в архивах.
  

Базовая платформа:

Microsoft Windows Server 2008;

СУБД Oracle 11g Standard Edition;

Oracle Forms 6;

Apache Tomcat 7.03.

Успешно выполненные проекты: внедрение ИАИС в: Главном архивном управлении города Москвы (а также подведомственных организаций Главного архивного управления - ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы», ГБУ «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы»), государственных архивах Воронежской области, Курской области, в архивах Санкт-Петербурга.