АО ИВЦ ИНСОФТ в рамках договора с Российским государственным архивом литературы и искусства (РГАЛИ) оказал услуги по развитию и внедрению  интегрированной автоматизированной информационной системы «Цифровой архив» РГАЛИ (ИАИС «Цифровой архив»).

В рамках 1-го этапа договора внедрена новая система «Цифровой архив» РГАЛИ, осуществлен переход на Российское специальное программное обеспечение в рамках государственной программы импортозамещения. ИАИС «Цифровой архив» разработана на российской ОС и СУБД и являются импортозамещенным программным продуктом  в облачном исполнении.

В рамках 1-го этапа договора проведена работа по конвертации унаследованной базы данных РГАЛИ, которая ранее ввелась в программно-информационном комплексе КАИСА-Архив (разработка ООО «Альт-Софт»).

ИАИС «Цифровой архив» предназначена для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата, автоматизации основных функций, связанных с деятельностью сотрудников архива по организации хранения, комплектованию, учету и использованию архивных документов.

ИАИС «Цифровой архив» состоит из двух компонентов:

     - Внутренняя компонента ИАИС «Цифровой архив»;

     - Портал ИАИС «Цифровой архив».

Внутренняя компонента ИАИС «Цифровой архив» предназначена для работы сотрудников архива во внутреннем контуре и обеспечивает ввод, корректировку и ведение сведений по фондам, описям, разделам систематизации, единицам хранения, листам и изображениям, печатным изданиям, топографии, персонам и организациям, элементам научно-справочного аппарата, читальному залу, учету запросов граждан и организаций, а также комплектованию и использованию архивного фонда.

Портал ИАИС «Цифровой архив» предназначен для работы широкого круга лиц, в том числе исследователей, при поиске и просмотре сведений по фондам, описям, разделам систематизации, единицам хранения, листам и изображениям, печатным изданиям, топографии, персонам и организациям, элементам научно-справочного аппарата, информационных разделов портала (новости и объявления, история архива, структура архива, контакты, нормативные документы, противодействие коррупции, услуги архива, научная деятельность, выставочная деятельность и др.), а также ввода и отображения сведений по требованиям в читальный зал и запросам в личном кабинете.

Внутренняя компонента ИАИС «Цифровой архив» и портал ИАИС «Цифровой архив» используют единую базу данных.

Внутренняя компонента ИАИС «Цифровой архив» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Ведение сведений о фондах: номер и название фонда, даты актуальности названия фонда, дата создания фонда, вид фонда, аннотация, крайние даты документов фонда, количественные данные по фонду (количество описей, количество единиц хранения, количество печатных изданий, количество коробок),  топография места хранения, признак «вывод сведений о фонде на сайт».
• Ведение сведений об описях: номер описи и литера, многоуровневые разделы систематизации, заголовок описи, способ воспроизведения,  крайние даты, предисловие, автор-составитель описи, дата составления, количественные данные по описи (количество единиц хранения, количество единиц страхового фонда), признак «вывод сведений об описи на сайт».
• Ведение сведений о единицах хранения: номер и литера единицы хранения, категория и тип доступности единицы хранения, штрихкод, заголовок единицы хранения, крайние даты, количественные данные (количество листов, количество изображений), способ воспроизведения и комментарии к способу воспроизведения, основа (материал) единицы хранения, аннотация, признак «вывод сведений о единице хранения на сайт».
• Ведение сведений о листах: номер и название листа, крайние даты, способ воспроизведения, основа (материал) листа, размер листа.
• Ведение сведений о печатных изданиях: инвентарный номер и литера, фонд, штрихкод, вид печатного издания, название книги, количество листов, крайние даты, библиографическое описание, примечание.
• Ведение сведений об электронных документах: описях, единицах хранения, листах, печатных изданий, в том числе их сканирование и описание.
• Ведение сведений о персонах: фамилия, имя и отчество  персоны, псевдоним, годы жизни, сфера деятельности, биографическая справка, а также сведений о фондах, в которых персона выступает фондообразователем, единицах хранения, в которых персона выступает автором и упомянутым лицом;
• Ведение сведений об организациях: название организации, годы деятельности, тип организации, историческая справка, а также сведений о фондах, в которых организация выступает фондообразователем, единицах хранения в которых организация выступает автором и упомянутой организацией;
• Ведение НСА к фондам: сведения о фондообразователях по именному указателю, тематическая подборка по тематическому указателю.
• Ведение НСА к единицам хранения: сведения об авторах-персонах по именному указателю, об авторах-организациях по указателю организаций, темы по тематическому указателю, рубрика по рубрикам схемы единой классификации архивных документов, адрес по географическому указателю.
• Ведение НСА к листам: темы по тематическому указателю,  сведения об авторах-персонах по именному указателю, об авторах-организациях по указателю организаций, рубрика по рубрикам схемы единой классификации архивных документов, адрес по географическому указателю.
• Ведение НСА к печатным изданиям: темы по тематическому указателю,  сведения об авторах-персонах по именному указателю, об авторах-организациях по указателю организаций.
• Многоаспектный поиск данных, в том числе поиск с дополнительными условиями поиска (наборами операторов).
• Многоаспектный поиск фондов по всем реквизитам описания фонда.
• Многоаспектный поиск единиц хранения по всем реквизитам описания единицы хранения.
• Многоаспектный поиск персон по всем реквизитам описания персоны.
• Многоаспектный поиск организаций по всем реквизитам описания организации.
• Ведение личного кабинета сотрудника архива «Читальный зал»/ «Архивохранилище» для обеспечения работы с требованиями пользователей.
• Ведение личных дел пользователей - исследователей читального зала, в том числе зарегистрированных на портале архива через личный кабинет.
• Автоматизированный прием требований на выдачу архивных документов в читальном зале, а также тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций, поступающих с портала архива.
• Использование технологии штрихкодирования при выдаче архивных документов в читальный зал и их возврате в архивохранилище.
• Ведение сведений о требованиях пользователей.
• Работа с журналом требований пользователей-исследователей, в том числе:

            -   корректировка и изменение состояния требования;
            -   формирование печатной формы требования;
            -   печать требований списком;
            -   массовое изменение состояния для требований;
            -   контроль исполнения требований и возврата дел в читальный зал.

• Работа с книгой выдачи по учету факта выдачи архивных документов из архивохранилища и их возврата в архивохранилище, в том числе по требованиям пользователей.
• Ведение сведений в журнале «Книга выдачи».
• Ведение личного кабинета руководителя для согласования и контроля исполнения требований и запросов.
• Формирование картотеки по тематическим и социально-правовым запросам граждан и организаций, поступающим в архив, и контроль их исполнения.
• Учет, систематизация и описание хранящихся в архиве печатных изданий и мемориальных предметов.
• Ведение списка организаций – источников комплектования архива.
• Администрирование портала архива и настройка параметров по информационному наполнению сайта.
• Ведение данных для информационных разделов сайта (Новости и объявления; Об архиве (история архива, структура архива, награды); Контакты; Нормативные документы; Противодействие коррупции; Услуги архива; Научная деятельность; Выставочная деятельность и др.).
• Получение с портала и передача на портал сведений по исполнению запросов и требований.
• Администрирование внутренней компоненты системы: настройка прав и полномочий пользователей.