АО ИВЦ ИНСОФТ разработал Автоматизированную информационную систему «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации»  с использованием импортозамещенных компонентов, в том числе российской операционной системы, российской СУБД.

 

АИС «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации» позволяет автоматизировать полный жизненный цикл электронного архива организации, включая создание, сканирование, индексацию, ведение архивного фонда и его передачу на постоянное хранение.

АИС «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации» обеспечивает выполнение следующих функций:

-   постановка на учет и создание связанного массива электронных документов организации;

-   ведение всех видов учета документов, созданных в процессе деятельности организации (в том числе разработанных в соответствии с контрактами/договорами);

-  индексирование документов, состоящих на учете в архиве, в соответствии со схемой классификации, принятой в организации;

-   структурированное хранение индексной информации документов и связей описания документов с файлами электронных образов этих документов;

-   подготовка к передаче цифрового архива на постоянное хранение.

 

В составе АИС «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации» выделена подсистема «Архив сканированных образов», предназначенная для создания массива электронных документов сканированием документов организации с использованием штрих-кодирования.

Подсистема «Архив сканированных образов» дополнительно обеспечивает выполнение следующих функций:

-  Выявление в автоматизированном режиме исходных дефектов в документах, описание и регистрация дефектов в единой базе данных;

-  Описание электронных документов с указанием реляций с корневым информационным объектом: контрактом, конструкторским документом, проектным или другим видом корневого документа, а также объекта интеллектуальной собственности;

-    Проверка целостности и непротиворечивости перечня электронных документов, а также их связи с корневым электронным документом;

-   Регистрация акта постановки на учет, включая регистрацию документов НТД в инвентарной книге;

-  Сканирование и загрузка отсканированных документов в БД (применяемая технологии сканирования позволяет создавать графические образы  документов в форматах от А0 до А5, обеспечивает быстрое сканирование ветхих документов, разворотов книг, сброшюрованных папок с делами);

-   Контроль  качества сканирования и создания электронных документов на всем жизненном цикле;

-  Формирование замечаний по качеству сканирования документов, направление на повторное сканирование в автоматизированном режиме;

-   Формирование системы индексирования реквизитов для тематической базы данных документов, правил их классификации и кодирования, а также информации о реляции между отдельными реквизитами;

-   Ввод индексной информации по тематической базе данных в соответствии с сформированными правилами;

- Поиск по различным критериям: по штрих коду, по номерам/ датам/наименованию контрактов/документов, по реквизитам тематической базы данных отсканированных документов;

-  Просмотр полученных в результате поиска данных по контракту и электронных образов всех документов контракта;

-   Формирование отчетов по работе операторов сканирования, операторов индексирования, в том числе по количеству принятых/непринятых документов;

-   Формирование статистических отчетов по процессу создания  цифрового архива в целом, включая описи технических дефектов, а также реестров различных видов документов на основе наполнения базы данных;

-  Подготовка документов для передачи к месту постоянного или временного хранения,  с формированием топографии места хранения документа;

-  Хранение и обеспечение сохранности документов и контрактов (контроль целостности и разграничение прав доступа к документам и контрактам).

 

Объектами учета АИС «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации» могут быть различные виды документов:

-   Контракты с приложениями и управленческие документы;

- Научно-техническая и производственная документация: конструкторские и программные документы, научно-исследовательские, технические и технологические, проектные, строительные и другие виды документов;

-  Документы учета объектов интеллектуальной собственности: лицензии, сертификаты, патенты, исходные и объектные коды программного обеспечения и другие виды.

Система классификации позволяет добавлять любой вид документа, что обеспечивает возможность учета разных видов и модификаций документов.

Потенциальными потребителями АИС «Цифровой архив контрактов, конструкторской и программной документации» могут быть государственные, муниципальные, ведомственные архивы, архивные учреждения, а также проектные, научно-исследовательские и научно-внедренческие институты.