19 марта 2025 года заключен контракт с Российским государственным архивом литературы и искусства на оказание услуги по поставке программного обеспечения интегрированной автоматизированной информационной системы  «Цифровой архив», версии 2.5 и техническому сопровождению.

ИАИС «Цифровой архив», предназначена для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата, автоматизации основных функций, связанных с деятельностью сотрудников архива по организации хранения, комплектованию, учету и использованию архивных документов, включая функции обслуживания граждан и организаций по информации архива, в том числе по требованиям и запросам, поступающим через личный кабинет на портале.

ИАИС «Цифровой архив», обеспечивает выполнение следующих функций:

• ведение сведений о фондах, описях, единицах хранения, документах на листах, печатных изданиях, о персонах и об организациях;
• ведение научно-справочного аппарата (НСА) к фондам, единицам хранения, документам на листах, печатным изданиям, персонам и организациям;
• ведение карточек организаций – источников комплектования архива, списка фондообразователей архива;
• ведение личного кабинета сотрудника архива «Читальный зал»/ «Архивохранилище» для обеспечения работы с требованиями пользователей;
• автоматизированный прием заказов-требований на выдачу архивных документов в читальном зале;
• работа с книгой выдачи по учету факта выдачи архивных документов из архивохранилища и их возврата в архивохранилище;
• администрирование портала архива и ведение данных для информационных разделов портала архива;
• отображение на портале архива путеводителя по фондам, в том числе поиск по фондам, единицам хранениям, персонам и организациям;
• ведение личного кабинета пользователя на портале архива;
• создание и наполнение реестра виртуальных выставок во внутренней программе, и отображение разделов виртуальных выставок на портале архива в соответствии с видом дизайна и музыкальным сопровождением, настроенных во внутренней программе.

В рамках контракта АО ИВЦ ИНСОФТ предоставит простую (неисключительную) лицензию на программное обеспечение ИАИС «Цифровой архив», версии 2.5. Версия включает изменение личного кабинета исследователя, в части доработанной анкеты пользователей с учетом требований «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» и новые функции внутренней компоненты для подсистем: «Электронный каталог», «Читальный зал», «Каталог печатных изданий», «Сайт».

Услуги технического сопровождения ПО ИАИС «Цифровой архив», версии 2.5 включают:

• консультационные услуги по использованию ПО Системы, по письменным запросам пользователей, по «Горячей линии» в веб-форме через интернет-сайт Исполнителя, либо  по бесплатному телефону «Горячей  линии»;
• услуги по наполнению информационных разделов портала РГАЛИ;
• консультационные услуги по загрузке медиафайлов, pdf-файлов на страницы информационных разделов портала РГАЛИ;
• консультационные услуги по анализу и коррекции дефектных записей в БД: дублирующих единиц хранения;
• услуги по конвертации сведений «Справочно-информационный фонд»;
• загрузку структурированного файла.