15 августа 2024 года заключен договор на оказание услуги по поставке программного обеспечения Интегрированной автоматизированной информационной системы  «Цифровой архив», версии 2.3 и техническому сопровождению.

ИАИС «Цифровой архив», версия 2.Х, предназначена для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата, автоматизации основных функций, связанных с деятельностью сотрудников архива по организации хранения, комплектованию, учету и использованию архивных документов, включая функции обслуживания граждан и организаций по информации архива, в том числе по требованиям и запросам, поступающим через личный кабинет на портале.

ИАИС «Цифровой архив», версия 2.Х, обеспечивает выполнение следующих функций:

•      ведение сведений о фондах, описях, единицах хранения, документах на листах, печатных изданиях, о персонах и об организациях;
• ведение научно-справочного аппарата (НСА) к фондам, единицам хранения, документам на листах, печатным изданиям, персонам и организациям;
• ведение карточек организаций – источников комплектования архива, списка фондообразователей архива;
• ведение личного кабинета сотрудника архива «Читальный зал»/ «Архивохранилище» для обеспечения работы с требованиями пользователей;
• автоматизированный прием заказов-требований на выдачу архивных документов в читальном зале;
• работа с книгой выдачи по учету факта выдачи архивных документов из архивохранилища и их возврата в архивохранилище;
• администрирование портала архива и ведение данных для информационных разделов портала архива;
• отображение на портале архива путеводителя по фондам, в том числе поиск по фондам, единицам хранениям, персонам и организациям;
• ведение личного кабинета пользователя на портале архива;
• создание и наполнение реестра виртуальных выставок во внутренней программе, и отображение разделов виртуальных выставок на портале архива в соответствии с видом дизайна и музыкальным сопровождением, настроенных во внутренней программе.

В рамках договора АО ИВЦ ИНСОФТ предоставит простую (неисключительную) лицензию на программное обеспечение ИАИС «Цифровой архив», версии 2.3, с доработанными подсистемами «Электронный каталог», «Архивохранилище», «Сайт».

Услуги технического сопровождения ПО Системы будут включать:

•         консультационные услуги по использованию ПО Системы, по письменным запросам пользователей, по «Горячей линии» в веб-форме через интернет-сайт Исполнителя, либо  по бесплатному телефону «Горячей  линии»;
• услуги по наполнению информационных разделов портала РГАЛИ;
• консультационные услуги по загрузке медиафайлов, pdf-файлов на страницы информационных разделов портала РГАЛИ;
• консультационные услуги по анализу и коррекции дефектных записей в БД: дублирующих единиц хранения;
• услуги по поддержке функционирования ИАИС «Цифровой архив», версии 2.3.