ЗАО ИВЦ Инсофт внедрил информационно-аналитическое обеспечение единой системы учета и контроля за деятельностью архивов организаций – источников комплектования Главархива Москвы

ЗАО ИВЦ ИНСОФТ проведена работа по созданию и внедрению информационно-аналитического обеспечения «Единая система учета и контроля за деятельностью архивов организаций-источников комплектования, Главного архивного управления города Москвы» (Система учета и контроля организаций ИК).

Основным назначением Системы учета и контроля организаций ИК является информационное обеспечение и комплексная автоматизация процессов, связанных с комплектованием документов центральных архивов, входящих в состав Главного архивного управления города Москвы, контролем сроков исполнения, подготовки и передачи документов организациями-источниками комплектования и ликвидированными организациями, а также ведение государственного учета документов архивного фонда.

Созданная Система учета и контроля организаций ИК состоит из подсистем: «Организации-источники комплектования», «Протоколы Центральной экспертно-проверочной комиссии», «Платные услуги».

Подсистема «Организации-источники комплектования» - обеспечивает подготовку информационно-аналитического обеспечения для ведения карточек организаций-источников комплектования Главного архивного управления города Москвы.

Для данной подсистемы были разработаны и внедрены функции:

• контроля наличия и согласования инструкций по делопроизводству и номенклатуры дел в организа­циях-источниках комплектования;

• контроля подготовки документов в организа­циях-источниках комплектования, подлежащих передаче на постоянное хра­нение в центральные архивы города Москвы;

• ведения учета документов архивного фонда Моск­вы, находящихся на временном хранении в организа­циях-источниках комплектования;

• создания, поиска, просмотра и корректировки карточек
  организаций-источников комплектования.

Подсистема «Протоколы Центральной экспертно-проверочной комиссии» - обеспечивает подготовку информационно-аналитического обеспечения для ведения протоколов центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы (ЦЭПК).

Для данной подсистемы были разработаны и внедрены функции:

• ведения протоколов ЦЭПК;

• учета архивных данных по протоколу ЦЭПК;

• ввода, поиска, просмотра и корректировки протоколов ЦЭПК;

• регистрации протоколов ЦЭПК;

• ведения отчетных документов по протоколам ЦЭПК.

Подсистема «Платные услуги» - обеспечивает подготовку информационно-аналитического обеспечения для ведения карточек:

- ликвидируемых (ликвидированных) организаций-источников комплектования Главного архивного управления города Москвы;

- организаций, обратившихся в Главное архивное управление города Москвы с просьбой об упорядочении документов;

- организаций, осуществляющих временное (депозитарное) хранение документов.

Для данной подсистемы были разработаны и внедрены функции:

• создания карточек организаций-источников комплектования, входящих в подсистему;

• поиска, просмотра и корректировки карточек организаций-источников комплектования, входящих в подсистему.

При внедрении в опытную эксплуатацию Системы учета и контроля организаций ИК была внесена следующая информация:

• по организациям-источникам комплектования Центрального архива города Москвы (десять архивных отделов по административным округам города Москвы) – 718 карточек;

• по организациям-источникам комплектования Центральный архив научно-технической документации Москвы – 113 карточек;

• по организациям-источникам комплектования Центральный архив общественно-политической истории Москвы – 64 карточки;

• по организациям-источникам комплектования Центральный архив электронных и аудиовизуальных документов Москвы – 6 карточек;

• по ликвидированным организациям-источникам комплектования Центральных архивов города Москвы – 101 карточка;

по протоколам ЦЭПК – протоколы за 2008 год.

 

За дополнительной информацией обращайтесь:

 

Ястребова Марина Евгеньевна

 

Заведующий Сектором проектирования архивных систем ЗАО ИВЦ ИНСОФТ

 

Тел.: 8-499-243-64-08, доб.117

E-mail: yastrebova@insoft.ru